Giải pháp quản trị nhân sự, chấm công & tính lương trọn gói cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh nhân sự phân tán, ca kíp linh hoạt và mô hình làm việc hybrid, bảng tính Excel hoặc các app rời rạc dễ gây rủi ro: dữ liệu phân mảnh, sai số chấm công, tính lương thủ công tốn thời gian và khó kiểm soát chi phí.
Giải pháp quản trị nhân sự mang đến một nền tảng HRM/Payroll thống nhất: thông tin nhân viên – chấm công – nghỉ phép – bảng lương – quyết toán – báo cáo đều nằm trong một hệ, liên thông Kế toán và Quản trị vận hành. Kết quả: giảm 50–70% thời gian xử lý lương, hạn chế sai sót, nâng trải nghiệm nhân viên và minh bạch cho lãnh đạo.

Điểm khác biệt: Bài toán của bạn có thể tùy chỉnh: hiện tại chấm công theo tọa độ/GPS và nhập dữ liệu máy chấm công vân tay (không yêu cầu chụp hình), vẫn đảm bảo kiểm soát vị trí & thời điểm, khóa gian lận, đồng thời chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho bước tính lương tự động.

Giải pháp quản trị nhân sự giải quyết những vấn đề gì? 🎯

• Sai số chấm công & gian lận giờ làm → Check-in theo toạ độ/GPS 📍, giới hạn geofencing theo điểm làm việc, nhập file vân tay từ máy chấm công 🖐️.
• Tính lương thủ công, tốn 3–5 ngày/tháng → Công thức tự động dựa trên giờ công, ca kíp, phụ cấp, khấu trừ… 💸
• Thiếu minh bạch → Cổng nhân viên (Self-service) xem bảng công, lương, nghỉ phép theo thời gian thực 🔍.
• Báo cáo rời rạc → Dashboard KPI: chi phí nhân sự, OT, hiệu suất phòng ban, vắng mặt 🧭.
• Khó tích hợp → Liên thông Kế toán, Dự án, Sản xuất, Bán hàng… của Odoo để kiểm soát chi phí end-to-end 🔗.

Bộ tính năng cốt lõi trong Giải pháp quản trị nhân sự 🧩

1) Hồ sơ nhân sự – Employee Central 👤

• Sơ yếu lý lịch, hợp đồng, hệ số lương, phụ cấp, thâm niên, hồ sơ đào tạo, cảnh báo & kỷ luật.
• Sơ đồ tổ chức (Org Chart), vị trí, phòng ban, tuyến quản lý.
• Phân quyền RBAC: HR, Kế toán lương, Trưởng bộ phận, Nhân viên.

2) Chấm công – Attendance/Timesheet 🕒

• Check-in/out theo GPS 📍 (giới hạn vị trí được phép), lưu lại tọa độ, thời điểm.
• Nhập log vân tay từ máy chấm công → tự động đối chiếu ca kíp.
• Quy tắc OT (x1.5, x2, x3), ca đêm, đổi ca; cảnh báo thiếu công, vào muộn.
• Không yêu cầu chụp ảnh khi chấm công (đúng nhu cầu “chỉ tọa độ/vân tay”).

3) Nghỉ phép – Time Off 🌴

• Loại nghỉ: có lương/không lương, ốm, phép năm, công tác, WFH.
• Quy trình duyệt multi-level; cân bằng phép, carry-over; lịch phòng ban.

4) Tính lương – Payroll 💰

• Bảng lương theo cấu phần: lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, OT từ chấm công, khấu trừ, tạm ứng…
• Công thức linh hoạt (rule-based): dễ sửa đổi khi chính sách thay đổi.
• Kết xuất phiếu lương (payslip) cho từng nhân viên; nhật ký lương.
• Liên kết Kế toán: tạo bút toán chi phí lương, công nợ, ngân hàng.

Ghi chú: Quy định đặc thù địa phương (thuế, bảo hiểm…) có thể cấu hình/tùy biến để phù hợp thực tế vận hành của doanh nghiệp.

5) Báo cáo & điều hành – Analytics 📈

• Dashboard realtime theo phòng ban/chi nhánh/ca kíp.
• Chỉ số trọng yếu: chi phí lương/Doanh thu, OT theo tuần/tháng, tỷ lệ vắng mặt, năng suất.
• Xuất Excel/PDF; chia sẻ link nội bộ, tự động gửi định kỳ.

Quy trình vận hành mẫu (từ chấm công đến phát lương) 🔄

1. Check-in/Check-out
   • Nhân viên mở app → chấm công theo GPS tại điểm làm việc hợp lệ.
   • Hoặc hệ thống nhận file vân tay xuất từ máy chấm công.
2. Đối soát ca & công
   • Hệ thống áp quy tắc ca kíp, tính OT, đánh dấu muộn/sớm, thiếu công.
   • Trưởng bộ phận kiểm tra & xác nhận bảng công tuần.
3. Nghỉ phép & điều chỉnh
   • Phép phát sinh tự trừ vào quỹ, tạo ghi nhận có/không lương.
   • Thay đổi hợp lệ được log lịch sử – audit-friendly.
4. Tính lương tự động
   • Payroll gom dữ liệu công + phụ cấp + thưởng + khấu trừ → tính net/gross.
   • Tạo phiếu lương cho từng nhân viên; tổng hợp chi phí theo phòng ban.
5. Hạch toán & chi trả
   • Đẩy bút toán sang Kế toán; xuất file chuyển khoản ngân hàng.
6. Báo cáo lãnh đạo
   • Dashboard chi phí lương, tỷ lệ OT, heatmap vắng mặt, cảnh báo xu hướng.

Lợi ích định lượng cho doanh nghiệp 💡

• ⏱️ Giảm 50–70% thời gian tính lương mỗi chu kỳ.
• ✅ Giảm sai sót do nhập tay; dữ liệu đồng nhất từ chấm công → lương → kế toán.
• 🔒 Tăng minh bạch: mọi điều chỉnh có log, phân quyền rõ ràng.
• 📲 Trải nghiệm nhân viên tốt hơn: tự xem công & lương, nộp nghỉ phép online.
• 🧩 Mở rộng dễ dàng: khi cần, kết nối Tuyển dụng, Đào tạo, Đánh giá hiệu suất, Dự án…

Tùy chỉnh theo bối cảnh của bạn 🛠️

• Chấm công: chỉ GPS/toạ độ và vân tay (không dùng ảnh), vẫn đảm bảo kiểm soát hiện diện thực tế.
• Ca kíp phức tạp: xoay ca, ca đêm, chia ca theo bộ phận.
• Công thức lương: quy tắc riêng cho phụ cấp, KPI, hoa hồng.
• Báo cáo: mẫu BI theo yêu cầu: chi phí lương/đơn hàng, theo line sản xuất…
• Pháp lý địa phương: cấu hình theo chính sách doanh nghiệp & yêu cầu tuân thủ.

Tại sao chọn Giải pháp quản trị nhân sự thay vì giải pháp rời rạc? 🏆

• Một nền tảng – nhiều bài toán: HR, Payroll, Kế toán, Bán hàng, Kho, Sản xuất…
• Tối ưu chi phí sở hữu: thay vì mua nhiều phần mềm, bạn có một hệ thống mở rộng theo nhu cầu.
• Dữ liệu liền mạch: loại bỏ “điểm chết” giữa chấm công, lương và chi phí kế toán.

Trải nghiệm người dùng & bảo mật 🔐

• Cổng nhân viên: xem công, đăng ký nghỉ, tải phiếu lương; mobile-friendly.
• Phân quyền theo vai trò: HR, payroll, trưởng bộ phận, nhân viên; hạn chế truy cập nhạy cảm.
• Nhật ký hoạt động: ai làm gì – khi nào – chỉnh gì; phục vụ kiểm toán nội bộ.
• Backup & tùy chọn triển khai: Cloud hoặc On-prem tuỳ nhu cầu quản trị CNTT.

Checklist sẵn sàng triển khai 📋

• Danh sách nhân sự (họ tên, mã NV, phòng ban, vị trí, hệ số/chính sách lương).
• Định nghĩa ca kíp, thời gian chuẩn, quy tắc OT.
• Cấu trúc phụ cấp/khấu trừ/khoản bổ sung.
• Mẫu file xuất từ máy chấm công vân tay.
• Chính sách nghỉ phép & quy trình duyệt.
• Yêu cầu báo cáo/KPI ưu tiên (ví dụ: OT theo line, chi phí theo dự án…).

Câu hỏi thường gặp (FAQ) ❓

1) Doanh nghiệp nhiều chi nhánh thì chấm công thế nào?
Bạn có thể khai báo nhiều vị trí hợp lệ (geofencing); nhân viên chỉ check-in được trong bán kính cho phép của mỗi điểm làm việc.

2) Công thức lương có linh hoạt không?
Có. Lương được tính theo rule-based: lương cơ bản, phụ cấp, OT, thưởng, khấu trừ, tạm ứng… đều cấu hình được, áp dụng theo phòng ban/vị trí.

3) Có liên kết với Kế toán không?
Có. Bảng lương khi xác nhận có thể tạo bút toán chi phí và hỗ trợ xuất file ngân hàng để chi trả.

Mẫu thông điệp quảng cáo ngắn (dùng cho banner/ads) 📢

• Giải pháp quản trị nhân sự– Chấm công GPS & vân tay, tính lương tự động, báo cáo realtime.
• Tạm biệt Excel! Chu trình Công → Lương → Kế toán trong 1 hệ thống.
• Demo miễn phí – Tùy chỉnh theo ca kíp & chính sách lương của bạn.

Lời kết & CTA 🤝

Nếu bạn đang tìm phần mềm nhân sự để chấm công theo tọa độ/GPS, nhập dữ liệu vân tay, và tính lương tự động một cách chính xác – minh bạch – dễ mở rộng, thì Giải pháp quản trị nhân sự là lựa chọn tối ưu.
Hãy để chúng tôi biến quy trình nhân sự phức tạp thành trải nghiệm đơn giản cho cả HR lẫn nhân viên, đồng thời cung cấp dữ liệu theo thời gian thực cho lãnh đạo ra quyết định.

Công ty TNHH Công Nghệ VTTecom
🌐 Website: www.vttecom.vn
📧 Email: contact@vttecom.vn
📞 Hotline:0706 089 799